15 hodin měsíčně navíc. Jak jsme zautomatizovali vlastní účetnictví.
I my jsme firma, která průběžně přemýšlí nad vlastními procesy a hledá místa, kde ji moderní technologie může posunout dál. A nemusí jít nutně o to, že něco nefunguje. Naopak – když vše šlape, je to ideální chvíle na zefektivnění bez tlaku a chaosu.
V tomto případě jsme se zaměřili na účetně-finanční agendu. Viděli jsme tam jasný potenciál pro změnu, kterou lze zavést rychle a bez zásadních dopadů do navazujících procesů. Typické quick win řešení.
Cílem bylo omezit čas strávený opakující se rutinou, snížit chybovost a uvolnit kapacitu na věci, které mají pro firmu skutečný smysl.
Kde byl problém
Nebylo to tak, že by něco zásadně nefungovalo. Fungovalo. Ale fungovalo špatně – zbytečně ručně, zbytečně pomalu, zbytečně závislé na lidské pozornosti v momentech, kdy by to mohlo běžet samo.
Konkrétně: bankovní výpisy se přepisovaly do účetního systému ručně. Příchozí faktury se ručně kontrolovaly, ručně opisovaly, ručně zakládaly. Každý měsíc to byly hodiny práce, které nikoho nerozvíjely a nijak neposouvaly firmu kupředu.
Přesně takový typ práce, který dnes nedává smysl dělat lidsky.
Co jsme udělali
Pracujeme s účetním systémem ABRA Flexi. Cíl byl jednoduchý: dostat data dovnitř automaticky, bez přepisování.
Banka → účetnictví bez ruční práce Napojili jsme bankovní účet přímo na ABRA Flexi přes API. Výpisy se stahují automaticky, platby se párují samy – podle částky, protistrany a variabilního symbolu. Systém pozná, co k čemu patří. Vy vidíte výsledek, ne práci.
Faktury → zaúčtované bez opisování Nasadili jsme nástroj Rossum, který z příchozích faktur přečte všechna důležitá data – dodavatele, částky, data splatnosti, položky. Ta se automaticky propisují do ABRA Flexi jako připravené doklady. Účetní už jen rychle zkontroluje a potvrdí. Žádný ruční přepis, žádná chyba z nepozornosti. Fakturu navíc otevřete přímo v aplikaci – bez přepínání mezi soubory.
Celé řešení nevyžadovalo vývoj od nuly ani měsíce analýzy. Šlo o správné propojení nástrojů, které jsme už měli – a jasné nastavení toho, co má běžet automaticky a kde má zůstat kontrola na nás.
Co se změnilo v číslech
| Oblast | Výsledek |
|---|---|
| Zpracování bankovních výpisů | Úspora 80–90 % času |
| Zaúčtování přijatých faktur | 90 % agendy plně automaticky |
| Chybovost při přepisech | Nulová |
| Celková úspora | ~10–15 hodin měsíčně |
Co se ale opravdu změnilo
Zmizelo neustálé dohánění operativy. Odpadlo opisování, kontrolování, dohledávání.
Změnil se charakter práce. Objevil se prostor na rozhodování, přehled a plánování.
Data už není potřeba sbírat. Je čas s nimi pracovat.
Tohle je podle nás ta skutečná hodnota automatizace – ne ušetřené hodiny jako číslo v tabulce, ale jiná kvalita práce. Méně tlaku, více prostoru na věci, které firmu posouvají.
Proč vám o tom říkáme
Protože přesně takových příležitostí je ve firmách spousta. A většina z nich nevyžaduje velký projekt, velký rozpočet ani měsíce práce.
Vyžadují správnou otázku: kde u vás odchází čas na věci, které by dnes měly běžet samy?
Pokud vás to téma zajímá – ať už v účetnictví, obchodním procesu, nebo kdekoli jinde – rádi si o tom promluvíme.
