Kolik kusů máte doopravdy skladem? Zeptejte se tří lidí a uvidíte

Obchodní zástupce zvedne telefon, podívá se do informačního systému a slíbí zákazníkovi dodání do pátku. Systém ukazuje 40 kusů skladem, objednávka je na 15. O den později přijde informace ze skladu, že je dostupných jen pět kusů – zbytek je rezervovaný pro jinou objednávku nebo je teprve na cestě od dodavatele. Termín padá, zákazník je nespokojený a nikdo přesně neví, čí je to vina.

Pokud vám tahle scénka připadá povědomá, nejste v tom sami. Rozjeté obchodní firmy s odděleným skladem, obchodem a e-shopem se s tímhle potkávají prakticky pořád.

Proč se to děje

Za rozporem v číslech bývají dvě odlišné příčiny a je užitečné umět je od sebe rozeznat.

První je technická: stejná data, jiný zdroj. Skladový systém, e-shop a účetnictví se mezi sebou synchronizují se zpožděním, dávkově jednou za noc, nebo dokonce ručně. Než se změna v jednom systému propíše do druhého, uplyne čas, ve kterém se čísla nutně rozejdou.

Druhá příčina je jemnější a častěji přehlížená: stejný zdroj, jiná definice. Když se sklad, obchodník a e-shop podívají do stejného systému, každý si pod pojmem „dostupné množství“ představí něco jiného. Skladník myslí fyzický stav na regálu. Obchodník do toho počítá i to, co je teoreticky volné. E-shop k tomu navíc přidává zboží objednané u dodavatele, které ještě nedorazilo. Nikdo z nich se nemýlí, ale pravdu nemá ani jeden.

Proč to není maličkost

Tenhle rozpor se snadno odbude jako provozní drobnost, ale v praxi stojí reálné peníze a energii.

Nedodržené termíny poškozují důvěru zákazníka, a to i opakovaně – jednou se to odpustí, potřetí už zákazník hledá jiného dodavatele. Firmy, které svým číslům nevěří, si zase kompenzují nejistotu tím, že drží zbytečně vysoké zásoby „pro jistotu“ – a v nich má vázaný kapitál, který by mohl dělat něco jinak. A do třetice: obchod a sklad se navzájem obviňují z chyb, které ve skutečnosti nezpůsobil žádný z nich, ale systém, ve kterém pracují. Napětí mezi týmy je pak jen viditelný příznak neviditelného problému.

Tři kroky, kterými se to řeší

Než se pustíte do řešení, je dobré vědět, kde přesně rozdíl vzniká.

Nejdřív si zjistěte, jestli je to otázka zpoždění, nebo definice. Zeptejte se: rozcházejí se čísla proto, že jedno z nich je „starší“, nebo proto, že si pod stejným pojmem každý představuje něco jiného?

Potom si sjednoťte terminologii napříč sklad/obchod/e-shop. Stačí jednoduchá dohoda, co přesně znamená „dostupné množství“, „rezervované“ a „objednané u dodavatele“ – a že tahle slova znamenají to samé pro každého v firmě.

A nakonec určete jeden systém jako zdroj pravdy pro dostupnost. Ne proto, že ostatní systémy jsou špatné, ale proto, že v momentě, kdy si dva systémy nerozumí, potřebuje mít firma jasno, které číslo je to závazné.

Rychlý test na vlastní firmě

Zkuste si to hned teď. Vyberte jeden konkrétní produkt a zeptejte se na jeho dostupné množství tří lidí zvlášť: obchodníka, skladníka a toho, kdo má na starosti e-shop. Pokud dostanete tři různá čísla, právě jste si potvrdili, že problém, o kterém tu píšeme, se týká i vaší firmy.

Rádi bychom slyšeli, jaká čísla vám vyšla. Napište nám!