Méně manuální práce a pořádek v datech: digitalizace eventové agentury MyProm
Výchozí situace / výzva
Eventová agentura MyProm nás oslovila s požadavkem na optimalizaci procesů a digitalizaci své práce. Nešlo o firmu na začátku: v digitalizaci byla už poměrně daleko, používala několik nástrojů a mladý kolektiv neměl problém s digitalizací. Přesto v každodenním provozu zůstávala řada manuálních činností, které braly čas lidem i majiteli.
A jak to v rostoucích firmách bývá, nasbíraly se po cestě i softwarové nástroje, ze kterých se reálně využívala jen malá část, ale platilo se za ně v plné výši.
Navržené řešení
Navrhli jsme postup, který nezačíná technologiemi, ale procesem. Nejprve úvodní workshop s majitelem o cílech a prioritách, poté celý den strávený přímo s klíčovými zaměstnanci – u jejich skutečné práce a ne teorií. Z těchto schůzek jasná mapa procesů a sada konkrétních oblastí ke zlepšení. Společně s klientem jsme vybrali ty s největší přidanou hodnotou a domluvili se na postupné optimalizaci a to včetně technické realizace. Zároveň však s jasným cílem předat následnou správu těchto procesů do rukou interního týmu.
Průběh řešení
Po vzájemné diskuzi s klientem jsme rozhodli pro postavení core řešení celé agentury v platformě ClickUp. Jeho výhodou bylo již základní využívání v agentuře pro task managementem a tím byla i zjednodušená jeho adaptace. Postupně jsme zaváděli další agendy pro obchod, provoz a řízení KPI jednotlivých externích spolupracovníků včetně Emberix :-).
ClickUp postupně nahradil také další vedlejší software, které MyProm používal. To vedlo ke zrušení Slacku nebo Fireflies pro přepis online schůzek – vše se nyní řeší přímo v core systému.
Velkým tématem jsou data a nejinak tomu bylo i zde. Práce na automatizovaném reportingu dat z e-shopu včetně kompexní nákladové struktury jsme postavili od vstupní analýzy až po technické řešení. Volili jsme takové technologie, které plynule může IT tým MyProm převést do svého portoflia spravovaných řešení a my se můžeme soustředit na další oblasti k optimalizaci.
Výsledky a přínos
- Manuální činnosti s největší přidanou hodnotou se postupně automatizují — tým se věnuje businessu, ne administrativě
- Digitalizace celého chodu a provozu eventové agentury jako základ pro budoucí růst.
- Žádný nový velký systém — maximum jsme vytěžili z nástrojů, které MyProm už měl a byl s nimi spokojen.
- Úspora za softwarové nástroje ve vyšších desítkách tisíc ročně.
Hodnocení klienta
S Emberixem a Jozefem Valenčíkem spolupracujeme přes půl roku na digitalizaci a automatizaci klíčových procesů naší eventové agentury. Řešili jsme společně finanční reporting, integraci dat mezi systémy, redesign klientského sběru informací i migraci komunikačních nástrojů. Jozef kombinuje strategické uvažování s technickou hloubkou. Umí navrhnout architekturu řešení a zároveň ho dotáhnout do funkčního stavu. Když jsme v průběhu spolupráce změnili model z plné exekuce na konzultační roli, přizpůsobil se bez problémů a hladce předal znalosti našemu internímu týmu. Schůzky jsou vždy věcné, s jasnými výstupy. Spolupráce pokračuje a postupně rozšiřujeme scope. Doporučuji firmám, které hledají technického partnera, co rozumí byznysu a dokáže se přizpůsobit měnícím se potřebám.
Ostatní studie
