Správa produktových dat, modul Docházka a digitalizace smluv pomocí Tabidoo

Rodinná firma Svorto vyrábí ortopedické pomůcky s tradicí sahající až do roku 1905. Její portfolio je široké a členité – desítky až stovky variant, které se liší velikostí, materiálem i určením. Produktová data ale byla roztříštěná napříč tabulkami a dokumenty, bez jednotného zdroje pravdy. Aktualizace parametrů, certifikátů, popisků a obrázků pro e-shop, tištěné materiály, obchodní partnery i zahraniční export včetně jazykových mutací tak znamenala opakovanou ruční práci v několika souborech. Výsledkem byla pomalejší práce, riziko nekonzistence mezi kanály a zdlouhavé uvádění nových produktů na trh.

Cílem bylo vytvořit jeden centrální systém, který se stane zdrojem pravdy pro veškerá firemní data a bude je automatizovaně předávat dalším aplikacím a procesům. Řešení jsme postavili na čtyřech krocích:

• výběr vhodné platformy, v tomto případě Tabidoo
• přizpůsobení systému procesům Svorta,
• postupná implementace a migrace dat,
• automatizace navazujících výstupů (exporty, překlady, certifikace).

Po vstupní analýze a diskuzi s klientem jsme zvolili no-code platformu Tabidoo a cestu postupného přizpůsobování systému, migrace dat a pozvolného přesunu firemní agendy do nového prostředí – bez velkého třesku, s minimálním dopadem do současného provozu.

• Fáze 1 – produktová data: Vytvořili jsme databáze pro produktové portfolio, importovali data a nastavili základní automatizace pro export dat, překlady popisků, nahrávání certifikací a další opakované úkony. V dalších fázích projektu nás čeká napojení na stávající systémy Svorto včetně e-shopu.
• Fáze 2 – provoz, lidé a majetek: Doplnili jsme druhou část systému pro řízení revizí, kontrol, školení, zdravotních prohlídek, smluv včetně správy majetku na provozovnách.
• Fáze 3 – docházka: Flexibilita zvolené platformy Tabidoo umožnila postupné rozšiřování a využití již existujících dat z druhé fáze pro přípravu digitalizace procesu docházky a tím zrušení dalších excelů, které se měsíc co měsíc pohybují ve firmě. Tato fáze s klientem aktuálně probíhá.

Nezapomněli jsme ani na přehledové obrazovky a notifikační centrum. Dashboardy sumarizují důležité informace a upozorňují na blížící se termíny celého provozního modulu a pro vybrané klíčové termíny je vše doplněno o emailové notifikace.

• Centralizace dat: veškerá data o produktech, certifikátech, obrázcích, smlouvách, majetku i jazykových mutacích popisků jsou na jednom místě.
• Rychlejší procesy: aktualizace a zavádění nových produktů, dodavatelů, zaměstnanců i smluv zabere výrazně méně času.
• Přehledný provoz: revize, kontroly, školení, smlouvy, majetek i zdravotní prohlídky jsou přehledně evidovány.
• Docházka bez papírů: evidence na jednom místě místo excelovských tabulek, schvalovací flow jako
• Automatizace s notifikacemi: systém sám hlídá termíny, takže se na nic důležitého nezapomene.
• Bez vlastního vývoje: řešení běží na no-code platformě, takže si ho Svorto může dál rozvíjet vlastními silami.

Jedním z přínosů je také vylepšená startovní pozice pro expanzi na zahraniční trhy a to především v oblasti datové kvality a jednotnosti. Data lze nyní snadno překládat, sdílet a využívat pro efektivní marketing v dalších zemích.